Bài viết này là “cẩm nang thực hành” để chuẩn bị hồ sơ mua bán/chuyển nhượng căn hộ chung cư tại Việt Nam năm 2025: điều kiện pháp lý, giấy tờ của bên bán/bên mua, quy trình công chứng mua bán căn hộ, thuế thu nhập cá nhân 2%, lệ phí trước bạ 0,5% (theo quy định hiện hành) và thời gian sang tên sổ hồng. Các mục dùng từ khóa phụ được lồng ghép tự nhiên để tránh spam.

Tổng quan & phạm vi áp dụng: Khi nào cần “hồ sơ mua bán căn hộ”?

Nội dung

• “Hồ sơ mua bán căn hộ” (hay “hồ sơ chuyển nhượng căn hộ chung cư”) là tập hợp giấy tờ để hai bên thực hiện giao dịch hợp pháp: ký hợp đồng chuyển nhượng, nộp thuế/phí, và làm thủ tục sang tên sổ hồng.
• Đối tượng áp dụng: cá nhân/hộ gia đình, người nước ngoài/Việt kiều (thuộc điều kiện được sở hữu), doanh nghiệp (mua làm tài sản hoặc chỗ ở cho chuyên gia).

• Vì sao quan trọng? Thiếu hoặc sai giấy tờ có thể khiến phòng công chứng từ chối ký; kê khai sai thuế phí mua bán căn hộ gây nộp thiếu; hồ sơ Văn phòng đăng ký đất đai bị trả về → chậm thời gian sang tên sổ hồng.
• Khung pháp lý 2025: các luật trụ cột đã có hiệu lực từ 01/8/2024 gồm Luật Nhà ở 2023, Luật Kinh doanh BĐS 2023 và Luật Đất đai 2024 (có quy định chuyển tiếp/thi hành), là nền để áp dụng trong năm 2025.

4 lỗi phổ biến cần tránh

1. Thiếu giấy tờ hôn nhân/hồ sơ đồng sở hữu.
2. Sổ hồng còn thế chấp nhưng chưa giải chấp/phong tỏa đúng quy trình ngân hàng.
3. Chưa quyết toán phí với chủ đầu tư/BQL (quản lý, bàn giao, bảo trì).
4. Khai sai căn cứ tính lệ phí trước bạ.

Điều kiện pháp lý trước giao dịch (chốt nhanh rủi ro)

Điều kiện căn hộ đủ chuyển nhượng

• Có Giấy chứng nhận (sổ hồng) hoặc trường hợp chuyển nhượng HĐMB khi căn hộ chưa có sổ nhưng đáp ứng điều kiện của Luật Kinh doanh BĐS 2023 (điều kiện chuyển nhượng hợp đồng nhà ở hình thành trong tương lai).
  
• Không tranh chấp, không bị kê biên/phong tỏa; thông tin căn hộ trùng khớp thực tế.
• Tình trạng nợ phí với BQL/CĐT được quyết toán.
• Thế chấp ngân hàng: phải giải chấp trước khi sang tên hoặc có văn bản ngân hàng cho phép bán/giải ngân phong tỏa theo lộ trình an toàn.

Kiểm tra tư cách chủ sở hữu

• Họ tên, số CCCD/hộ chiếu, tình trạng hôn nhân (tài sản chung/riêng), đồng sở hữu (tất cả đồng chủ phải ký hoặc ủy quyền hợp lệ).
• Với người nước ngoài/Việt kiều: điều kiện sở hữu nhà ở (phạm vi, thời hạn), hộ chiếu và dấu nhập cảnh hợp lệ theo Luật Nhà ở 2023. 

Các tình huống đặc biệt

• Chuyển nhượng HĐMB (chưa có sổ): cần xác nhận của chủ đầu tư cho phép chuyển nhượng, kèm lịch sử nghĩa vụ tài chính/biên bản bàn giao (nếu đã nhận). Căn cứ Điều 49 Luật KDBĐS 2023.
  
• Căn hộ đang thế chấp: thống nhất kịch bản ký–thanh toán–giải chấp với ngân hàng; có phương án phong tỏa tài khoản/escrow.
• Ủy quyền, ký thay ở nước ngoài: giấy ủy quyền hợp lệ, hợp pháp hóa lãnh sự (khi cần).

Checklist giấy tờ bên bán (giấy tờ mua bán chung cư – phía chuyển nhượng)

Danh mục bắt buộc (đã có Sổ hồng)

• Sổ hồng (bản gốc).
• CCCD/hộ chiếu (bản gốc + bản sao).
• Giấy đăng ký kết hôn hoặc xác nhận độc thân; hồ sơ chứng minh tài sản riêng (nếu áp dụng).
• Sổ hộ khẩu/giấy xác nhận cư trú theo yêu cầu phòng công chứng.
• Phiếu yêu cầu công chứng + Hợp đồng chuyển nhượng (mẫu phòng công chứng).
• Biên bản bàn giao căn hộ; xác nhận nghĩa vụ tài chính với CĐT/BQL (nếu có).
• Hóa đơn, biên lai các khoản phí liên quan (tham khảo).

Ghi chú: Kiểm tra trùng khớp tên/số CCCD trên Sổ hồng/HĐMB/CCCD để tránh phải hủy phiên ký.

Trường hợp căn hộ đang thế chấp ngân hàng

• Văn bản giải chấp/giải tỏa hoặc chấp thuận bán của ngân hàng;
• Kịch bản thanh toán–giải chấp–giao sổ (tài khoản phong tỏa/escrow);
• Thư xác nhận dư nợ và phí phạt trả nợ trước hạn (nếu có).

Tài sản chung/riêng, đồng sở hữu

• Giấy tờ xác lập tài sản riêng; xác nhận đồng ý chuyển nhượng của tất cả đồng sở hữu;
• Tổ chức đủ tất cả chữ ký (trực tiếp hoặc ủy quyền hợp lệ).

Chưa có sổ hồng (chuyển nhượng HĐMB)

• HĐMB + phụ lục; xác nhận CĐT cho phép chuyển nhượng;
• Biên bản bàn giao (nếu đã nhận nhà); xác nhận công nợ với CĐT; hóa đơn/biên lai. 

Checklist giấy tờ bên mua (người nhận chuyển nhượng)

Cá nhân trong nước

• CCCD/hộ chiếu, hộ khẩu/cư trú;
• Giấy đăng ký kết hôn/xác nhận độc thân;
• Thông tin tài khoản thanh toán; nếu vay ngân hàng: chấp thuận tín dụng.

Người nước ngoài/Việt kiều

• Hộ chiếu còn hiệu lực, dấu nhập cảnh hợp lệ;
• Chứng minh đủ điều kiện sở hữu theo Luật Nhà ở 2023 (phạm vi sở hữu, thời hạn).
  
• Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền ký); bản dịch công chứng khi cần.

Doanh nghiệp/tổ chức

• Giấy phép đăng ký doanh nghiệp; quyết định cử người đại diện ký;
• Con dấu/chứng thư số (nếu ký số theo quy định từng nơi).

Quy trình công chứng mua bán căn hộ (quy trình công chứng)

Chuẩn bị & đặt lịch tại Văn phòng công chứng

1. Chọn phòng công chứng thuận tiện (ưu tiên nơi am hiểu giao dịch căn hộ).
2. Gửi trước bản scan bộ hồ sơ để thư ký đối chiếu; nhận checklist bổ sung.
3. Đặt lịch (thường cần 1–2 ngày chuẩn bị) và thống nhất số bộ HĐ.

Trình tự ký, đọc nội dung và lưu trữ hợp đồng

1. Đối chiếu bản gốc–bản sao: Sổ hồng/HĐMB, CCCD, hôn nhân…
2. Đọc kỹ điều khoản thanh toán, thuế phí, bàn giao thực tế, phụ lục nội thất.
3. Ký Hợp đồng chuyển nhượng; phòng công chứng đóng dấu bản chính.
4. Nhận biên nhận hồ sơ (nếu có liên thông thuế) và hóa đơn phí công chứng.

Câu hỏi thường gặp tại phòng công chứng

1. Thiếu giấy tờ hôn nhân? → Có thể tạm hoãn; nộp xác nhận tình trạng hôn nhân đúng thẩm quyền.
2. Một đồng sở hữu vắng mặt? → Cần ủy quyền hợp lệ (đủ nội dung chuyển nhượng, thời hạn).
3. Sai số CCCD trên Sổ hồng? → Cập nhật thông tin/đính chính trước khi ký (hoặc kèm xác nhận).

Thời gian & phí công chứng (khung tham khảo)

• Thường trong ngày–1 ngày làm việc nếu đủ giấy tờ; phí công chứng tính theo bậc giá trị hợp đồng (cụ thể theo biểu phí địa phương).

→ Sau công chứng: thực hiện kê khai thuế, lệ phí.

Thuế và lệ phí khi mua bán căn hộ (thuế phí)

Thuế thu nhập cá nhân 2%: ai nộp, cách tính, miễn/giảm

• Mức thuế TNCN với chuyển nhượng bất động sản: 2% giá chuyển nhượng (trừ các trường hợp miễn như chuyển giữa một số quan hệ thân nhân…). Quy định tại hệ thống hướng dẫn hiện hành của Bộ Tài chính (Thông tư 111/2013/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung; thực tế áp dụng ổn định 2% nhiều năm).
  
• Thời hạn kê khai/nộp: thông thường trong 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng công chứng theo quy định quản lý thuế hiện hành; địa phương có thể thực hiện liên thông tại “một cửa”. (Khuyến nghị kiểm tra thông báo của Cục Thuế nơi nộp hồ sơ).

Ví dụ nhanh

• Giá chuyển nhượng 3,0 tỷ → Thuế TNCN = 2% × 3,0 tỷ = 60 triệu.
• 5,2 tỷ → TNCN = 104 triệu.

Lệ phí trước bạ 0,5% và khoản phí hành chính liên quan

• Lệ phí trước bạ (LPTB) đối với nhà, đất: 0,5% (mức thu duy trì theo Nghị định 10/2022/NĐ-CP, và tiếp tục áp dụng dưới Nghị định 175/2025/NĐ-CP – nghị định sửa đổi quy định tính giá, cách xác định căn cứ, có hiệu lực 01/7/2025).
  
• Căn cứ tính: giá tính lệ phí theo khung/ bảng giá do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc theo hợp đồng nếu cao hơn. (Sau 01/7/2025, phương pháp tính giá được điều chỉnh để đồng bộ giữa nhà và đất).

Ví dụ

• Giá tính LPTB 3,0 tỷ → 0,5% = 15 triệu.
• 5,2 tỷ → 26 triệu.

Phí công chứng, phí thẩm định hồ sơ, phát sinh địa phương

• Phí công chứng: tính theo thang bậc giá trị hợp đồng (niêm yết tại phòng công chứng).
• Phí thẩm định, phí đo vẽ/bản đồ (nếu cần cập nhật), phí cấp đổi/cấp GCN: theo biểu phí của địa phương.

Thời hạn kê khai, nộp chậm

• Khuyến nghị kê khai trong 10 ngày kể từ ngày ký công chứng; nộp xong thuế phí mới hoàn tất bước sang tên. (Theo thực tiễn, nhiều địa phương đã liên thông bước thuế–lệ phí–sang tên tại một cửa). 

Thủ tục sang tên sổ hồng tại Văn phòng Đăng ký đất đai

Danh mục hồ sơ nộp

• Hợp đồng chuyển nhượng (bản chính công chứng);
• Tờ khai LPTB, Tờ khai TNCN (kèm biên lai nộp);
• Đơn đăng ký biến động (mẫu địa phương);
• Sổ hồng bản gốc (trường hợp đã có sổ);
• CCCD/hộ chiếu của bên nhận; giấy tờ khác theo yêu cầu từng nơi.

Quy trình xử lý tại cơ quan đăng ký

1. Nộp hồ sơ tại VPĐKĐĐ/UBND quận–huyện/Trung tâm một cửa.
2. Tiếp nhận – thẩm định – cập nhật biến động.
3. Thông báo nghĩa vụ tài chính (nếu chưa liên thông).
4. Trả kết quả: sổ hồng cập nhật sang tên người mua.

Thời hạn giải quyết: theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP (hướng dẫn đăng ký đất đai), thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất/quyền sở hữu nhà có thời hạn 10 ngày làm việc (không tính thời gian nghĩa vụ tài chính/chờ bổ sung), một số địa bàn có thể quy định chi tiết. 

Nhận sổ hồng mới – kiểm tra trước khi rời quầy

• Kiểm tra họ tên, số giấy tờ, địa chỉ căn hộ, diện tích, số thửa/tờ, tài sản gắn liền;
• Kiểm tra ghi chú (nếu có hạn chế giao dịch, thế chấp…).

Thời gian thực hiện toàn bộ giao dịch (thời gian sang tên sổ hồng)

Mốc thời gian tham chiếu

• Công chứng: 1–2 ngày (đủ giấy tờ).
• Thuế & lệ phí: thường xử lý trong vài ngày làm việc sau khi kê khai; nhiều nơi đã liên thông.
  
• Sang tên sổ hồng: mục tiêu ≈10 ngày làm việc theo NĐ 101/2024, có thể 2–4 tuần thực tế nếu hồ sơ cần đo vẽ/bổ sung.

3 kịch bản thường gặp

• Chuẩn: Có sổ, không thế chấp → ~2–3 tuần.
• Có thế chấp: Thêm 3–7 ngày cho giải chấp/phong tỏa.
• Chuyển nhượng HĐMB: Thời gian phụ thuộc thủ tục xác nhận CĐT trước khi sang tên GCN lần đầu.

Bộ mẫu biểu thực tế & hướng dẫn điền

Mẫu Hợp đồng chuyển nhượng căn hộ chung cư

• Bắt buộc: thông tin căn hộ, giá và phương thức thanh toán, thời điểm bàn giao – nhận nhà, thuế phí (ai nộp), phụ lục nội thất, vi phạm – phạt, giải quyết tranh chấp.
• Mẹo: ghi rõ tài khoản nhận tiền, điều kiện giải ngân (nếu có ngân hàng).

Phiếu yêu cầu công chứng

• Thông tin người ký, ủy quyền (nếu ký thay); danh mục bản gốc mang theo.

Tờ khai thuế TNCN 2% & Tờ khai LPTB 0,5%

• Điền giá tính thuế/ lệ phí đúng căn cứ (hợp đồng hoặc bảng giá); kiểm tra mã định danh căn hộ.

Đơn đăng ký biến động/sang tên

• Đính kèm sổ hồng gốc, hợp đồng công chứng, biên lai thuế phí; ký đúng người/đại diện pháp luật.

Kinh nghiệm thực tế & kiểm soát rủi ro (giảm tỷ lệ hồ sơ bị trả)

30+ lỗi thường gặp (rút gọn tiêu biểu)

• Thiếu đăng ký kết hôn/xác nhận độc thân;
• Sai số CCCD so với Sổ hồng/HĐMB;
• Sổ hồng đang thế chấp nhưng chưa có giải chấp/chấp thuận bán của ngân hàng;
• Chưa xác nhận nghĩa vụ tài chính với CĐT; thiếu biên bản bàn giao;
• Ủy quyền không hợp lệ/hết hạn;
• Chậm kê khai thuế TNCN; sai căn cứ LPTB;
• Hợp đồng thiếu chữ ký đồng sở hữu;
• Không kiểm tra nợ phí quản lý, điện nước;
• Không ghi rõ phụ lục nội thất; thiếu kịch bản xử lý nếu hồ sơ bị trả/bổ sung.

Làm việc với ngân hàng: giải chấp, phong tỏa, dòng tiền an toàn

• Chốt dư nợ/phí phạt; xin thư chấp thuận bán; dùng tài khoản phong tỏa/escrow để an toàn cho cả hai bên.

Làm việc với chủ đầu tư (chuyển nhượng HĐMB)

• Xin xác nhận chuyển nhượng; kiểm tra phí CĐT; lịch bàn giao hồ sơ kỹ thuật/biên bản.

FAQ tình huống thường gặp

1. Chưa nhận bàn giao nhà có bán được không? → Có thể chuyển nhượng HĐMB nếu đáp ứng điều kiện Luật KDBĐS 2023 và CĐT xác nhận.
   
2. Căn hộ đang thế chấp xử lý thế nào? → Có giải chấp hoặc chấp thuận bán của ngân hàng + kịch bản phong tỏa.
3. Thiếu đăng ký kết hôn/xác nhận độc thân? → Bổ sung giấy tờ hôn nhân đúng thẩm quyền trước khi ký.
4. Mất giấy tờ gốc? → Thực hiện cấp lại/đính chính theo quy định; phòng công chứng mới tiếp nhận.
5. Người nước ngoài cần gì? → Hộ chiếu/dấu nhập cảnh hợp lệ; điều kiện sở hữu theo Luật Nhà ở 2023.
   
6. Khác nhau giữa “sang tên sổ hồng” và “chuyển nhượng HĐMB”? → Một bên có GCN đăng ký biến động tại VPĐKĐĐ; bên kia là chuyển quyền trên HĐMB có xác nhận CĐT.

Tài liệu pháp lý cập nhật 2025 (tham chiếu)

• Luật Nhà ở 2023 (27/2023/QH15) – hiệu lực 01/8/2024: quyền sở hữu, điều kiện sở hữu (trong đó có người nước ngoài), giao dịch nhà ở.
  
• Luật Kinh doanh BĐS 2023 (29/2023/QH15) – hiệu lực 01/8/2024: chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở hình thành trong tương lai (Điều 49).
  
• Luật Đất đai 2024 (31/2024/QH15) – hiệu lực 01/8/2024: đăng ký, cấp GCN, đăng ký biến động.
  
• Nghị định 101/2024/NĐ-CP – thủ tục đăng ký đất đai, thời hạn 10 ngày giải quyết chuyển nhượng.
  
• Nghị định 10/2022/NĐ-CP về lệ phí trước bạ (mức 0,5% nhà đất) và Nghị định 175/2025/NĐ-CP sửa đổi (hiệu lực 01/7/2025) – điều chỉnh phương pháp tính giá tính LPTB.

Phụ lục thuật ngữ song ngữ (VN–EN)

Thuật ngữ (VN)	English
Sổ hồng (Giấy chứng nhận)	Certificate of House Ownership
Hợp đồng chuyển nhượng	Transfer/Sale Contract
Chuyển nhượng HĐMB	Assignment of Sale & Purchase Contract
Thuế thu nhập cá nhân (2%)	Personal Income Tax (2% of sale price)
Lệ phí trước bạ (0,5%)	Registration Fee (0.5%)
Văn phòng đăng ký đất đai	Land Registration Office
Giải chấp thế chấp	Mortgage Release
Đăng ký biến động	Change/Variation Registration

 

Bài viết mới

Nội thất căn hộ: 50+ ý tưởng từ phòng khách đến nhà bếp

18+ mẫu tủ quần áo âm tường đẹp hiện đại

20+ Mẫu sofa phòng khách đẹp hiện đại

15+ mẫu giường tầng trẻ em sáng tạo

Hồ sơ mua bán căn hộ 2025 đầy đủ nhất

Tỉ suất lợi nhuận cho thuê căn hộ mới nhất năm 2025

25+ mẫu cầu thang duplex đẹp hiện đại

20+ mẫu phòng ngủ Japandi đẹp thư giãn